職場達人王-調節工作步伐避免忙中有錯

2012091822:40

職場達人王 - 調節工作步伐避免忙中有錯...☆

 


圖/HOM的遊樂園

職場達人王 調節工作步伐避免忙中有錯

文/邱文仁 2012-9-18

曾經採訪一個親切形象的名人,本來我十分的興奮,但在訪談過程中,他情緒一直不太好,顯得非常冷漠,跟電視上的形象差很多。而我因為任務在身,只好一直陪個笑臉,整個過程,感覺十分辛苦。

這件事給我上了一課。我當然可以完全體諒及了解,身為忙碌的工作人,的確有時候是很疲倦和心裡不耐煩的!這時候,人難免會忽略對別人的禮節,因此讓對方不舒服,很可能會破壞在別人心中的印象!

學習適當調配工作

我自己的情形,則是一旦太忙,就會一直犯小錯,也會情緒低落!對人失去禮儀,不想理睬!也許因此也會得罪人而不自知!

要避免這種情形,必須要學著「適當的調配工作」!本來就是啊!就算是最最積極工作的我,仔細想想,其實也不見得要掌握「每一個機會」啊!自從成為一個行銷的專業經理人,我的工作總是可以每天排得滿滿的,也許「看起來」的確很充實,但是如果一個接一個沒有一點間斷,往往就會犯種種令自己後悔的錯誤。如果這個錯可以補救當然很好;只不過,如果這個錯是屬於「人際之間的感覺層面」,往往就不容易補救了。

如何去掌握「值得把握」或是「決定跳過」?

雖說不見得要掌握「每一個機會」,不見得要「回應每一個人」,但說來簡單!到底我們要如何去判斷何者是「值得把握的」或是「決定跳過呢」?還有,「決定跳過」某個機會時,有沒有比「完全放棄」更好的「替代方案」?以下是我思考過的心得:

一、忙碌時,必先專注於少數的「大事」

下定決心,應該把有限的時間,用在效益最高的事上。例如,同時有幾件事要應付,先專注於「效果最大」的那件來作。

二、學會「拖延」不重要的事

很多不重要的事,需要有技巧的去迴避,甚至拖延。例如,在上班時間,與同事談完工作上的事,即可各自忙去。至於噓寒問暖,就可以等到午休時間或下班時間再說了。其他諸如不重要的電話、不必立即回覆,甚至不必回覆的電子郵件,也是可以刻意拖延。

三、學會「多工處理」

在生活中,其實有很多事是可以一起做的。例如在開車時聽語言學習帶,或是聽有聲書;搭捷運、公車、計程車時看書;搭飛機、火車時寫作。甚至在家裡做健身操時,也可以一邊看英文影集練聽力。學會同時做不同的事情,可以替你創造出更多的時間。

四、懂得說「不」

當同事帶著可愛的微笑請你「幫個忙」,基於同事情誼,當然可以幫忙。但是聰明的職場工作者,有時也要學會說「不」,推掉一些事,免得幫了別人,自己的工作卻搞砸了。有技巧、有禮貌的拒絕一些事,是維持工作效率的好方法。

五、懂得搬救兵

在工作中碰到自己不知如何處理,或是自己處理過於沒有效率,都是尋求外援的好時機。如果是公司內部理應給予支援,就不要客氣,儘管向上司提出需求。將有些工作「外包」,也是好方法。例如公關活動、促銷活動的規劃執行、文案的撰寫,都有許多專業的公司或個人工作者可以承接,找到優質的外援,會讓你事半功倍。這可能是比「完全放棄」更好的「替代方案」。

另外兩點是讓自己效率更好的方法

六、給自己一點獎賞

在忙碌的工作中,也許不會有人經常獎勵你,但是自己又何嘗不可「頒獎」給自己?你可以在工作中為自己設立幾個里程碑,每忙到一個段落,就給自己一點獎勵。獎勵自己,可以讓自己更有效率的再出發。

七、要儘量保持身體最佳狀況

精神不集中、無法同時處理各種事物,常常是因為體力不佳,連帶使工作的表現也受了限制。職場生涯是長長久久的,健康的身體才是根本。千萬不要為了工作而忽略了運動與健康的飲食。經常游泳、慢跑,都是保持健康的好方法,可別讓病痛耽誤了你的發展。

用幽默感來放自己一馬

當然,你懂了以上的技巧,可以節省不少時間和精神,不過,或許你還是會有「人在江湖,身不由己」的狀況!妳就是那麼重要、那麼忙,事情就是推不掉,又沒人幫妳!結果,無論如何調配,妳工作中還是不免「忙中有錯」!那該怎麼辦呢?

……『錯就錯吧』!如果這個錯可能可以補救,就努力去改,萬一不行,我們也要學習不必放在心裡,一直覺得很愧疚。用幽默感來面對這件事,放自己一馬。

我想要掌握愈來愈多的機會,不過,除了量以外,質更重要!還有,雖然積極,我也得評估體力及時間,這樣可以避免忙中有錯!不過,萬一還是發生不完美的狀況,那,就大方的原諒自己吧!

 

本文引自:自由電子報

http://www.libertytimes.com.tw/2012/new/sep/18/today-work1.htm